Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland für Arbeitgeber Pflicht – und zwar nicht erst, wenn ein neues Gesetz kommt, sondern bereits jetzt. Das hat das Bundesarbeitsgericht 2022 klargestellt. Für kleine Betriebe mit Teams auf Baustellen, in Objekten oder im Schichtdienst stellt sich deshalb weniger die Frage, ob, sondern wie die Zeiten möglichst einfach und sauber erfasst werden.
Dieser Ratgeber erklärt die rechtlichen Grundlagen, was du konkret aufzeichnen musst, welche Regeln zu Pausen und Ruhezeiten gelten und worauf du bei einer App-Lösung in Sachen Datenschutz achten solltest.
Die rechtliche Grundlage: EuGH 2019 und BAG 2022
Das EuGH-Urteil vom Mai 2019
Ausgangspunkt war ein Verfahren in Spanien. Der Europäische Gerichtshof entschied im Mai 2019 (Rechtssache C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten gemessen werden kann. Nur so lasse sich kontrollieren, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.
Der BAG-Beschluss vom 13. September 2022
Das Bundesarbeitsgericht (Az. 1 ABR 22/21) hat daraus für Deutschland abgeleitet, dass die Pflicht schon heute besteht. Es stützt sich auf das Arbeitsschutzgesetz: Arbeitgeber müssen für eine geeignete Organisation sorgen, und dazu gehört ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und damit Dauer der Arbeitszeit. Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße und unabhängig davon, ob ein Betriebsrat existiert.
Stand der Gesetzgebung (Oktober 2026)
Eine konkrete gesetzliche Ausgestaltung im Arbeitszeitgesetz ist seit Längerem angekündigt. Diskutiert werden unter anderem eine elektronische Erfassung als Regelfall, Übergangsfristen und Erleichterungen für Kleinbetriebe. Stand Oktober 2026 ist eine solche Detailregelung jedoch noch nicht final beschlossen. Das bedeutet: Die Erfassungspflicht gilt bereits, die Form ist bislang nicht vorgeschrieben. Papier, Excel oder App sind also grundsätzlich zulässig, solange das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist.
Bereits ausdrücklich geregelt sind zwei Sonderfälle: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss die über acht Stunden hinausgehende werktägliche Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Für Minijobber und Beschäftigte in bestimmten Branchen (z. B. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Spedition) verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer innerhalb von sieben Tagen sowie eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.
Was genau muss erfasst werden?
Damit die Arbeitszeiterfassung ihren Zweck erfüllt, sollten pro Beschäftigtem und Arbeitstag mindestens folgende Angaben vorliegen:
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Dauer, also die tatsächlich geleistete Zeit abzüglich Pausen
- Pausen (Beginn/Ende oder zumindest Dauer)
- Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Feiertage
- Bei Bedarf Zuordnung zu Auftrag oder Kunde – arbeitsrechtlich nicht nötig, für Nachkalkulation und Abrechnung aber wertvoll
Du darfst die Erfassung an die Beschäftigten delegieren, also selbst stempeln lassen. Verantwortlich bleibst aber du: Du musst die Einträge stichprobenartig kontrollieren und bei Verstößen gegen Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten reagieren.
Vertrauensarbeitszeit: weiterhin möglich
Viele Betriebe fürchten, dass Vertrauensarbeitszeit nun unzulässig ist. Das ist nicht der Fall. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass du als Arbeitgeber nicht festlegst, wann gearbeitet wird, und die Einhaltung der Stunden nicht im Detail kontrollierst. Erfasst werden müssen die Zeiten trotzdem – zum Schutz der Beschäftigten vor Überlastung. Eine App, in der Mitarbeitende selbst ihre Zeiten eintragen, verbindet beides gut.
Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten nach ArbZG
Die Erfassung ist kein Selbstzweck. Sie soll zeigen, dass die Regeln des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden:
| Regel | Inhalt |
|---|---|
| Höchstarbeitszeit | 8 Stunden werktäglich, Verlängerung auf bis zu 10 Stunden möglich, wenn im Schnitt von 6 Monaten bzw. 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden |
| Pausen | Mehr als 6 bis 9 Stunden Arbeit: mindestens 30 Minuten; mehr als 9 Stunden: mindestens 45 Minuten; aufteilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten |
| Ruhezeit | Mindestens 11 Stunden ununterbrochen zwischen zwei Arbeitstagen (Ausnahmen u. a. Gastronomie, Pflege mit Ausgleich) |
| Sonn- und Feiertage | Grundsätzlich Beschäftigungsverbot, zahlreiche Ausnahmen (z. B. Gastronomie, Notdienste, Pannen- und Abschleppdienste) mit Ersatzruhetag |
Abweichungen sind teilweise durch Tarifvertrag möglich. Eine gute Zeiterfassungs-Software weist auf fehlende Pausen oder zu kurze Ruhezeiten hin, damit du rechtzeitig gegensteuern kannst.
Datenschutz: Was darf eine Zeiterfassungs-App?
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung ist zulässig, soweit sie für das Arbeitsverhältnis und die gesetzliche Erfassungspflicht erforderlich ist. Kritisch wird es bei Funktionen, die darüber hinausgehen.
GPS und Standort
Eine dauerhafte Ortung von Mitarbeitenden während der Arbeitszeit ist in aller Regel unverhältnismäßig. Vertretbar ist dagegen, den Standort nur im Moment des Ein- und Ausstempelns zu speichern, etwa um zu dokumentieren, dass am richtigen Einsatzort gestempelt wurde. Informiere die Beschäftigten transparent darüber, wofür der Standort genutzt wird und wie lange er gespeichert bleibt.
Weitere Datenschutzpunkte
- Informationspflichten nach DSGVO erfüllen (Zweck, Speicherdauer, Empfänger)
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Software-Anbieter abschließen
- Zugriffsrechte begrenzen: Nicht jede Führungskraft muss alle Zeiten sehen
- Löschkonzept: Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entfernen
- Keine biometrischen Verfahren (z. B. Fingerabdruck) ohne sorgfältige Prüfung – hier gelten besonders strenge Regeln
Betriebsrat und Mitbestimmung
Gibt es in deinem Betrieb einen Betriebsrat, hat er bei der Einführung technischer Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Darunter fällt praktisch jede digitale Zeiterfassung. Ob überhaupt erfasst wird, steht nach dem BAG-Beschluss nicht zur Verhandlung – wie es geschieht, aber schon. Eine Betriebsvereinbarung regelt sinnvollerweise Erfassungsart, Zugriffsrechte, Auswertungen und Standortdaten. In Betrieben ohne Betriebsrat empfiehlt sich eine schriftliche Information an alle Beschäftigten.
Methoden im Vergleich
| Methode | Vorteile | Nachteile | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Stundenzettel auf Papier | Kostenlos, sofort einsetzbar | Nachträgliche Einträge, Fehler, Abtippen, schwer auswertbar | Sehr kleine Teams als Übergang |
| Excel-Tabelle | Flexibel, Auswertungen möglich | Leicht veränderbar, keine Zeitstempel, Pflegeaufwand | Bürotätigkeit mit wenigen Personen |
| Stempeluhr/Terminal | Objektiv, einfache Bedienung | Nur am festen Ort, Anschaffungskosten | Werkstatt, Laden, Produktion |
| Zeiterfassungs-App | Mobil, Zeitstempel, Auftragsbezug, Auswertung in Echtzeit | Smartphone nötig, Datenschutz sauber regeln | Teams auf Baustellen, in Objekten, im Außendienst |
Für Betriebe, deren Leute an wechselnden Einsatzorten arbeiten, ist eine App meist die praktikabelste Lösung. Zusätzlich lassen sich die Zeiten direkt Aufträgen zuordnen, was die Nachkalkulation und Abrechnung erleichtert – siehe dazu auch den Ratgeber zu Handwerkersoftware und worauf du achten solltest.
Typische Fehler bei der Arbeitszeiterfassung
- Nachträgliches Ausfüllen: Stundenzettel, die erst am Monatsende aus dem Gedächtnis entstehen, sind weder objektiv noch verlässlich.
- Pauschale Einträge: „Jeden Tag 7:00 bis 16:00“ wirkt bei Prüfungen unglaubwürdig, wenn Einsätze tatsächlich unterschiedlich lang waren.
- Korrekturen ohne Spur: Änderungen sollten nachvollziehbar sein – wer hat wann was geändert und warum?
- Keine Kontrolle: Wer die Daten nie ansieht, bemerkt zu kurze Ruhezeiten oder fehlende Pausen erst, wenn es Ärger gibt.
- Vermischung mit Leistungskontrolle: Zeiterfassung dient dem Arbeitsschutz und der Abrechnung, nicht der lückenlosen Überwachung.
Ein weiterer Klassiker: Überstunden werden zwar erfasst, aber nie ausgeglichen oder ausbezahlt. Spätestens bei einer Kündigung können Beschäftigte sie dann mit deinen eigenen Aufzeichnungen geltend machen. Lege deshalb klare Regeln für Zeitkonten, Abbau und Auszahlung fest.
Einführung in fünf Schritten
- Bedarf klären: Wer arbeitet wo, wer braucht welche Erfassungsart?
- System auswählen und Datenschutz prüfen (AV-Vertrag, Standortnutzung, Rechte).
- Betriebsrat einbinden oder Beschäftigte schriftlich informieren.
- Kurz schulen: Stempeln, Pausen, Korrekturen beantragen.
- Regelmäßig auswerten: Überstunden, Ruhezeiten, Urlaubsstände, Minijob-Grenzen.
Gerade bei Minijobbern ist eine lückenlose Erfassung doppelt wichtig, weil sie zugleich die Verdienstgrenze absichert. Details erklärt der Ratgeber zum Minijob 2026 und der Lohnabrechnung. Für Gastronomie mit Kasse lohnt außerdem ein Blick auf Kassensystem und Finanzamt in der Gastronomie.
So hilft dir ardda
In ardda stempelt dein Team per Zeiterfassungs-App, der Standort wird nur beim Ein- und Ausstempeln gespeichert. Zeiten lassen sich Aufträgen zuordnen und fließen in Lohnvorbereitung und Nachkalkulation ein. Mehr dazu unter Software für Betriebe. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Betriebe mit nur zwei Mitarbeitern?
Ja. Der BAG-Beschluss macht keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Auch wer nur eine Aushilfe oder zwei Angestellte hat, muss ein System zur Arbeitszeiterfassung einrichten. Ob es künftig gesetzliche Erleichterungen für Kleinbetriebe, etwa bei der Form der Erfassung, geben wird, ist Stand Oktober 2026 noch offen. Die Pflicht als solche gilt aber bereits jetzt.
Muss ich als Inhaber meine eigene Arbeitszeit erfassen?
Nein. Die Pflicht betrifft Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Inhaber, Gesellschafter-Geschäftsführer mit beherrschender Stellung und echte Selbstständige fallen nicht darunter. Leitende Angestellte im Sinne des Arbeitszeitgesetzes sind ebenfalls ausgenommen. Für die eigene Nachkalkulation kann es trotzdem sinnvoll sein, deine Stunden auf Aufträge zu buchen, um zu sehen, ob deine Preise auskömmlich sind.
Welche Strafe droht, wenn ich keine Zeiten erfasse?
Für die allgemeine Erfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss gibt es bislang keinen eigenen Bußgeldtatbestand; die Arbeitsschutzbehörde kann aber Anordnungen treffen, deren Missachtung bußgeldbewehrt ist. Bei Minijobbern und in Branchen nach dem MiLoG sowie bei Verstößen gegen § 16 Abs. 2 ArbZG drohen direkt Bußgelder. Zudem fehlen dir ohne Aufzeichnungen Belege, wenn Beschäftigte Überstunden einklagen.
Zählt die Fahrtzeit zur Baustelle als Arbeitszeit?
Die Fahrt von zu Hause zum Betrieb ist in der Regel keine Arbeitszeit. Fahrten vom Betrieb zur Baustelle oder zwischen mehreren Einsatzorten zählen dagegen meist dazu, besonders wenn Mitarbeitende Material oder Kollegen transportieren. Bei Beschäftigten ohne festen Arbeitsort kann auch die Fahrt zum ersten Kunden Arbeitszeit sein. Regel das am besten klar im Arbeitsvertrag oder per Betriebsvereinbarung und erfasse die Zeiten entsprechend.
Wie lange muss ich Zeiterfassungsdaten aufbewahren?
Für Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren. Werden die Zeiten für die Lohnabrechnung genutzt, können längere steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fristen für die Lohnunterlagen gelten. Danach solltest du nicht mehr benötigte Daten löschen, um datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Ein festes Löschkonzept hilft dabei.
