Die TSE-Pflicht bedeutet: Jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion muss in Deutschland durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Die TSE signiert jeden Kassenvorgang, sodass nachträgliche Manipulationen erkennbar werden. Geregelt ist das in § 146a der Abgabenordnung und in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Dazu kommen die Belegausgabepflicht und seit 2025 die Meldepflicht über ELSTER.
Dieser Ratgeber erklärt die Pflichten branchenübergreifend, also für Handwerk, Friseur, Einzelhandel, Taxi oder Dienstleister. Wer ein Restaurant, Café oder einen Imbiss betreibt, findet die gastronomiespezifischen Themen wie Trinkgeld, Bewirtungsbeleg und Steuersätze für Speisen im Artikel Kassensystem in der Gastronomie.
Was ist eine TSE und was macht sie?
Die TSE besteht aus drei Teilen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Sie kann als Hardware (USB-Stick, SD-Karte) oder als Cloud-Lösung umgesetzt sein. Bei jedem Vorgang erzeugt sie eine Signatur mit fortlaufender Transaktionsnummer und Zeitstempel. Fehlen später Vorgänge oder wurden Daten verändert, fällt das bei der Prüfung auf.
Zulässig sind nur TSE, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sind. Ob deine TSE dazugehört, kannst du in der Zertifikatsliste des BSI nachsehen oder beim Kassenhersteller erfragen.
Wer ist von der TSE-Pflicht betroffen?
Betroffen ist jeder Unternehmer, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nutzt – unabhängig von Branche und Umsatz. Es gibt in Deutschland jedoch keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Wer mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, also mit Geldkassette und täglichem Kassenbericht, braucht keine TSE.
Welche Geräte brauchen eine TSE?
- Registrierkassen und PC-Kassen
- Tablet- und App-Kassen, auch mobile Lösungen auf dem Smartphone
- Waagen mit Kassenfunktion, etwa in Metzgerei oder Bäckerei
- Taxameter und Wegstreckenzähler: Sie sind inzwischen ebenfalls TSE-pflichtig, die Übergangsfristen sind abgelaufen. Details klärst du am besten mit dem Taxameter-Hersteller und deinem Steuerberater. Worauf Taxiunternehmen bei der Software achten sollten, steht im Ratgeber Taxi-Software: worauf achten.
Was ist ausgenommen?
Nicht unter die TSE-Pflicht fallen unter anderem reine Fakturierungssoftware ohne Kassenfunktion, Geldautomaten, Warenautomaten (nach aktueller Rechtslage), Fahrscheinautomaten sowie Geräte, die ausschließlich unbare Zahlungen wie EC-Kartenterminals abwickeln. Eine Rechnungssoftware, mit der du nur Rechnungen auf Überweisung schreibst, braucht also keine TSE. Sobald darüber aber Barzahlungen erfasst werden, kann eine Kassenfunktion vorliegen.
Belegausgabepflicht und Befreiung
Seit 2020 musst du für jeden Vorgang an einer elektronischen Kasse einen Beleg ausstellen und dem Kunden anbieten. Er muss ihn nicht mitnehmen. Der Beleg kann auf Papier oder elektronisch ausgegeben werden, etwa per QR-Code oder E-Mail, wenn der Kunde zustimmt. Pflichtangaben auf dem Beleg sind unter anderem:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Datum, Uhrzeit von Beginn und Ende des Vorgangs
- Menge und Art der Waren oder Leistungen
- Transaktionsnummer und Seriennummer der TSE bzw. des Systems
- Betrag, Steuersatz und Steuerbetrag
- Prüfwert bzw. Signatur der TSE
Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht ist nur auf Antrag beim Finanzamt möglich (§ 148 AO), wenn du Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkaufst und die Pflicht unzumutbar wäre. Finanzämter genehmigen das zurückhaltend. Die TSE-Pflicht selbst bleibt auch bei einer Befreiung bestehen.
Meldepflicht über ELSTER
Seit dem 01.01.2025 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt gemeldet werden. Für Bestandskassen lief die Frist bis zum 31.07.2025. Neue Kassen meldest du innerhalb eines Monats nach Anschaffung, ebenso die Außerbetriebnahme, etwa bei Verkauf, Diebstahl oder Defekt.
Die Meldung erfolgt über das ELSTER-Portal oder eine Schnittstelle deiner Kassensoftware. Erforderlich sind unter anderem Art der Kasse, Hersteller, Modell, Seriennummer, Anschaffungsdatum und die Seriennummer der TSE. Pro Betriebsstätte wird eine gemeinsame Meldung abgegeben, die alle Kassen enthält. Wer die Frist für seine Bestandskassen verpasst hat, sollte die Meldung umgehend nachholen.
Zertifikatsablauf und TSE-Austausch
Die Zertifikate vieler TSE-Lösungen sind zeitlich befristet, häufig auf einige Jahre. Läuft das Zertifikat ab, darf die TSE in der Regel nur noch eingeschränkt oder gar nicht mehr genutzt werden. Bei Hardware-TSE kommt hinzu, dass die Speicherchips begrenzt haltbar sind. Typische Schritte beim Austausch:
- Ablaufdatum der TSE beim Kassenhersteller oder in den Systemeinstellungen prüfen.
- Rechtzeitig eine neue, zertifizierte TSE bestellen und einbauen lassen.
- Daten der alten TSE exportieren und für die gesamte Aufbewahrungsfrist sichern.
- Außerbetriebnahme der alten TSE und Inbetriebnahme der neuen über ELSTER melden.
- Austausch in der Verfahrensdokumentation festhalten.
Fällt eine TSE aus, darfst du die Kasse übergangsweise weiterbenutzen, musst den Ausfall aber dokumentieren und die TSE zeitnah ersetzen. Der Ausfall ist auf den Belegen zu kennzeichnen.
Kassenwechsel und Neuanschaffung
Wer eine neue Kasse kauft oder von einer offenen Ladenkasse auf ein elektronisches System umsteigt, sollte ein paar Punkte beachten. Lass dir vom Anbieter schriftlich bestätigen, dass System und TSE den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entsprechen und der DSFinV-K-Export unterstützt wird. Bewahre Bedienungsanleitung, Einrichtungs- und Programmierprotokolle auf, denn sie gehören zu den Organisationsunterlagen, die ein Prüfer verlangen kann.
Beim Wechsel von einem alten System dürfen die bisherigen Daten nicht verloren gehen. Sie müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Das gelingt, indem du vor der Stilllegung einen vollständigen Export erstellst und sicher archivierst oder das alte Gerät aufbewahrst. Denk außerdem daran, die neue Kasse binnen eines Monats über ELSTER zu melden und die alte als außer Betrieb zu kennzeichnen. Plane den Umstieg möglichst nicht mitten in der Hauptsaison, damit dein Team Zeit hat, sich an die Bedienung zu gewöhnen.
Bußgeld und Folgen bei Verstößen
Verstöße gegen die Kassensicherungsverordnung sind eine Ordnungswidrigkeit nach § 379 AO und können mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 € geahndet werden, und zwar unabhängig davon, ob tatsächlich Steuern verkürzt wurden. Das betrifft etwa eine fehlende oder nicht zertifizierte TSE oder ein Inverkehrbringen manipulierbarer Kassen. Oft schwerer wiegt aber die steuerliche Folge: Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt Umsätze schätzen. Ein fehlender Beleg allein führt dagegen nicht automatisch zu einem Bußgeld, wird aber bei einer Kassennachschau sicher notiert.
Offene Ladenkasse als Alternative
Wer nur wenige Barumsätze hat, kann auf eine offene Ladenkasse ausweichen. Dann entfallen TSE, Belegausgabe- und Meldepflicht. Dafür musst du täglich einen Kassenbericht erstellen: Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Entnahmen und Einlagen, Endbestand mit Zählprotokoll. Einzelaufzeichnung ist grundsätzlich auch hier Pflicht; eine Ausnahme gilt nur beim Verkauf an viele unbekannte Personen. Der Aufwand und das Prüfungsrisiko sind nicht zu unterschätzen. Einen Vergleich der Pflichten zeigt die Tabelle:
| Pflicht | Elektronische Kasse | Offene Ladenkasse |
|---|---|---|
| Zertifizierte TSE | Ja | Nein |
| Belegausgabe | Ja (Befreiung auf Antrag) | Nein |
| Meldung über ELSTER | Ja | Nein |
| Täglicher Kassenbericht | Tagesabschluss der Kasse | Ja, manuell mit Zählprotokoll |
| Aufbewahrung | 8 bzw. 10 Jahre | 8 bzw. 10 Jahre |
Checkliste: TSE-Pflicht erfüllt?
- Alle elektronischen Kassen haben eine BSI-zertifizierte TSE.
- Ablaufdatum der TSE-Zertifikate ist notiert, Austausch eingeplant.
- Jede Kasse ist über ELSTER gemeldet, Außerbetriebnahmen ebenfalls.
- Belege enthalten alle Pflichtangaben und werden jedem Kunden angeboten.
- Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle und Verfahrensdokumentation liegen vor.
- DSFinV-K-Export funktioniert und wurde einmal getestet.
- Ausfälle der TSE werden dokumentiert.
- Kassendaten werden nach den Aufbewahrungsfristen gesichert, auch bei Kassenwechsel.
Mehr zu Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation erfährst du im Ratgeber GoBD für kleine Betriebe einfach erklärt. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- bzw. Rechtsberatung.
So hilft dir ardda
In ardda ist eine Kasse mit TSE enthalten, die du zusammen mit Rechnungen, Terminen und Kundenverwaltung nutzt. Branchenlösungen gibt es unter anderem für Gastronomie, Salon, Taxi und Handwerk. Alle Funktionen im Überblick findest du unter ardda für Betriebe.
Häufige Fragen
Brauche ich eine TSE, wenn ich nur Kartenzahlungen annehme?
Ein reines EC- oder Kreditkartenterminal ist keine Kasse im Sinne der Kassensicherungsverordnung und braucht keine eigene TSE. Erfasst du die Umsätze aber in einem Kassensystem, das auch Barzahlungen verarbeiten kann, gilt für dieses System die TSE-Pflicht. Entscheidend ist also, ob dein Aufzeichnungssystem eine Kassenfunktion hat, nicht wie der einzelne Kunde zahlt.
Muss ich eine Kassenquittung ausdrucken, wenn der Kunde sie nicht will?
Du musst den Beleg erstellen und anbieten. Lehnt der Kunde ihn ab, musst du ihn nicht aufbewahren. Statt Papier ist auch ein elektronischer Beleg möglich, etwa als QR-Code zum Scannen am Display oder per E-Mail. Der Kunde muss mit der elektronischen Ausgabe einverstanden sein, eine besondere Form ist dafür aber nicht vorgeschrieben.
Was mache ich, wenn meine TSE ausfällt?
Du darfst die Kasse vorübergehend ohne funktionierende TSE weiterbetreiben, musst den Ausfall aber dokumentieren und auf den Belegen kenntlich machen. Die TSE ist so schnell wie möglich zu reparieren oder zu ersetzen. Notiere Beginn, Ende und Ursache des Ausfalls und halte die Kommunikation mit dem Hersteller fest, damit du das bei einer Prüfung belegen kannst.
Ich habe die ELSTER-Meldung meiner Kasse verpasst. Was nun?
Hole die Meldung so schnell wie möglich nach. Die Frist für Bestandskassen lief bis 31.07.2025, neue Kassen sind binnen eines Monats zu melden. Ein eigener Bußgeldtatbestand für eine verspätete Meldung wird in der Praxis bisher zurückhaltend angewendet, eine fehlende Meldung macht bei einer Kassennachschau aber keinen guten Eindruck. Sprich im Zweifel mit deinem Steuerberater.
Ist eine Cloud-TSE genauso zulässig wie ein TSE-Stick?
Ja, sofern die Cloud-TSE vom BSI zertifiziert ist und so eingesetzt wird, wie es die Einsatzumgebung des Herstellers vorschreibt. Cloud-Lösungen haben den Vorteil, dass kein Hardwaremodul verschleißt oder verloren geht. Dafür brauchst du eine stabile Internetverbindung; bei Ausfällen musst du den Ausfall wie bei einer Hardware-TSE dokumentieren.
