Die E-Rechnung ist für Geschäfte zwischen Unternehmen in Deutschland schrittweise Pflicht: Seit dem 1. Januar 2025 musst du elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. spätestens 2028 musst du sie auch selbst ausstellen. Für kleine Betriebe klingt das nach viel Aufwand, ist mit der richtigen Software aber gut zu bewältigen – vorausgesetzt, du kennst die Fristen und weißt, was eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn überhaupt ist.
Hier bekommst du einen kompakten Überblick über Zeitplan, Formate, Ausnahmen, Archivierung und die Umstellung Schritt für Schritt.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell gelesen und weiterverarbeitet werden kann. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Entscheidend sind die Daten im Hintergrund, nicht das Aussehen.
Wichtig: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Auch eine eingescannte Papierrechnung oder ein Word-Dokument nicht. Rechtlich gelten diese ab 2025 als „sonstige Rechnung“. Sie sind nur noch in der Übergangszeit im B2B-Bereich zulässig.
Die Fristen im Überblick
| Zeitpunkt | Empfang | Ausstellen (B2B) |
|---|---|---|
| ab 01.01.2025 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier und sonstige Formate (z. B. PDF) weiter erlaubt; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2026 | Pflicht | wie 2025, Übergangszeit läuft |
| ab 01.01.2027 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz; kleinere Unternehmen dürfen noch Papier/PDF nutzen |
| ab 01.01.2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht für alle Unternehmen (Ausnahmen siehe unten) |
Bis Ende 2027 dürfen zudem Rechnungen im EDI-Verfahren genutzt werden, wenn beide Seiten das vereinbaren, auch wenn sie nicht der Norm entsprechen. Stand: Oktober 2026 – bitte bei Detailfragen mit deinem Steuerberater abgleichen.
Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung
Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Für Menschen ist sie ohne Visualisierungsprogramm kaum lesbar, für Software dafür eindeutig. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes ist sie schon seit Jahren Standard.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest die strukturierten Daten. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, weil diese nicht alle Pflichtangaben enthalten. Maßgeblich ist immer der XML-Teil – weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gilt die XML.
Daneben gibt es weitere Formate, etwa die französisch-deutsche Variante Factur-X, die technisch weitgehend ZUGFeRD entspricht. Auch EDI-Verfahren können zulässig sein, wenn die Daten in eine normkonforme Rechnung überführt werden können. Für dich entscheidend: Sprich mit deinen wichtigsten gewerblichen Kunden ab, welches Format sie bevorzugen, und stelle sicher, dass deine Software beide Hauptformate beherrscht. So vermeidest du Rückfragen und Zurückweisungen.
Für die meisten kleinen Betriebe ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 (früher COMFORT) oder höher der praktischste Weg, weil Kunden ohne Spezialsoftware die Rechnung weiterhin lesen können.
Wer ist betroffen – und wer nicht?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Nicht betroffen sind:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C): Hier bleibt alles wie bisher, Papier oder PDF sind weiter erlaubt.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto: dürfen weiterhin als Papier oder PDF verschickt werden.
- Fahrausweise: etwa Taxiquittungen oder Bahntickets.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen: z. B. nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Ein Handwerksbetrieb, der überwiegend für Privatleute arbeitet, muss also vor allem bei seinen gewerblichen Kunden – Hausverwaltungen, Bauträgern, anderen Betrieben – auf E-Rechnung umstellen.
Kleinunternehmer und die E-Rechnung
Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt eine Besonderheit: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, wie alle anderen Unternehmen auch. Vom Ausstellen sind sie dagegen ausgenommen – sie dürfen auch nach 2028 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Freiwillig eine E-Rechnung zu versenden, ist natürlich erlaubt. Mehr zu den Grenzen und Pflichten liest du im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung 2026.
E-Rechnungen empfangen und archivieren
„Empfangen können“ heißt im Minimum: Du hast ein E-Mail-Postfach, über das dir E-Rechnungen zugesandt werden können. Sinnvoll ist aber mehr, denn eine XRechnung als bloße XML-Datei hilft dir wenig, wenn du sie nicht lesen und prüfen kannst. Du brauchst also ein Programm, das die Datei in lesbarer Form anzeigt und idealerweise direkt in deine Buchhaltung übernimmt.
Archivierung nach GoBD
Aufbewahrt werden muss die E-Rechnung in ihrem ursprünglichen elektronischen Format – also die XML-Datei bzw. die ZUGFeRD-Datei mit eingebetteter XML. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, und zwar unveränderbar und jederzeit lesbar. Bei ZUGFeRD genügt die Aufbewahrung der Hybriddatei, wenn PDF und XML inhaltlich übereinstimmen. Wie du das sauber organisierst, erklärt der Ratgeber zur GoBD für kleine Betriebe.
Eingangsrechnungen prüfen
Bevor du eine eingehende E-Rechnung bezahlst und verbuchst, solltest du sie wie bisher inhaltlich prüfen: Stimmen Leistung, Menge und Preis mit Auftrag oder Lieferschein überein? Sind alle Pflichtangaben vorhanden? Zusätzlich lohnt eine technische Prüfung, ob die Datei dem Standard entspricht. Viele Programme validieren das automatisch und melden fehlerhafte Dateien. Eine formal mangelhafte E-Rechnung kannst du zurückweisen und eine korrigierte Version anfordern, damit dein Vorsteuerabzug nicht gefährdet ist.
Was bedeutet das für typische Betriebe?
Wie stark dich die Umstellung betrifft, hängt vor allem von deinem Kundenmix ab:
- Handwerksbetrieb mit vielen Privatkunden: Ausgangsrechnungen an Privatleute bleiben unverändert. Umstellen musst du bei Hausverwaltungen, Wohnungsbaugesellschaften und Generalunternehmern. Eingangsrechnungen vom Großhandel kommen ohnehin zunehmend als E-Rechnung.
- Reinigungsfirma mit Gewerbekunden: Hier sind fast alle Ausgangsrechnungen B2B. Monatliche Dauerrechnungen für die Unterhaltsreinigung lassen sich gut automatisiert als E-Rechnung erzeugen.
- Gastronomie und Hotel: Viele Belege sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und damit ausgenommen. Rechnungen für Firmenfeiern oder Geschäftsreisende über diesem Betrag fallen dagegen unter die Pflicht.
- Taxi und Abschleppdienst: Fahrausweise sind ausgenommen, Rechnungen an Versicherungen, Autohäuser oder Firmenkunden in der Regel nicht.
Pflichtangaben gelten weiterhin
An den inhaltlichen Anforderungen ändert die E-Rechnung nichts: Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen enthalten sein – nur eben im strukturierten Datensatz. Zusätzlich verlangen viele Empfänger, vor allem öffentliche Auftraggeber, eine Bestell- oder Leitweg-Nummer. Eine Übersicht aller Angaben findest du im Ratgeber Rechnung schreiben: alle Pflichtangaben.
Umstellung Schritt für Schritt
- Bestandsaufnahme: Wie viele Rechnungen schreibst du an Unternehmen, wie viele an Privatkunden? Lag dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro?
- Empfang sicherstellen: Eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen.
- Software prüfen: Kann dein Programm XRechnung und ZUGFeRD erzeugen, lesen und validieren?
- Stammdaten pflegen: Vollständige Kundenadressen, USt-IdNr., ggf. Leitweg-IDs und Bestellnummern hinterlegen.
- Testlauf: Erste E-Rechnungen an gewerbliche Stammkunden schicken und Rückmeldung einholen.
- Archiv einrichten: E-Rechnungen revisionssicher und im Originalformat ablegen.
- Prozesse anpassen: Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen digital abbilden, Zahlungseingänge abgleichen.
Wer früh umstellt, profitiert: Eingangsrechnungen lassen sich ohne Abtippen verbuchen, und gewerbliche Kunden zahlen oft schneller, wenn die Rechnung direkt in ihr System läuft. Auch das Mahnwesen mit Zahlungserinnerung und Mahnung wird einfacher, wenn Rechnungsdaten sauber strukturiert vorliegen.
Häufige Stolpersteine
- PDF-Rechnungen ohne Zustimmung an gewerbliche Kunden versenden
- ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC-WL nutzen
- E-Rechnungen ausdrucken und das Original löschen
- Abweichungen zwischen PDF-Ansicht und XML-Daten
- Fehlende Bestellnummer, sodass große Kunden die Rechnung zurückweisen
So hilft dir ardda
ardda erstellt Rechnungen direkt als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung, inklusive aller Pflichtangaben, und verbindet sie mit dem automatischen Mahnwesen. Einen Überblick findest du unter Software für Betriebe. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Reicht es, wenn ich E-Rechnungen per E-Mail bekomme?
Für die Empfangspflicht genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Du musst die Rechnung aber auch inhaltlich prüfen und im Originalformat archivieren können. Eine reine XML-Datei ist ohne passendes Programm kaum lesbar. Plane deshalb eine Software ein, die E-Rechnungen visualisiert, validiert und unveränderbar ablegt. Viele Buchhaltungs- und Branchenprogramme bringen das inzwischen mit.
Darf ein Kunde meine PDF-Rechnung ablehnen?
In der Übergangszeit bis Ende 2026 bzw. 2027 brauchst du für PDF-Rechnungen an Unternehmen die Zustimmung des Empfängers. Lehnt er ab, musst du auf Papier oder – wenn deine Software das kann – direkt auf E-Rechnung ausweichen. Papierrechnungen bleiben bis zum Ende der Übergangsfristen auch ohne Zustimmung möglich.
Brauche ich für Privatkunden künftig auch E-Rechnungen?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Privatkunden kannst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. Du darfst ihnen eine ZUGFeRD-Rechnung senden, weil diese wie ein normales PDF aussieht. Eine reine XRechnung wäre für Privatleute dagegen unpraktisch, da sie sie ohne spezielle Software nicht öffnen können.
Was passiert, wenn ich nach 2028 keine E-Rechnung ausstelle?
Eine Papier- oder PDF-Rechnung gilt im B2B-Bereich dann nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung. Das größte Risiko trägt zunächst dein Kunde, weil er ohne ordnungsgemäße Rechnung keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Er wird die Rechnung deshalb zurückweisen oder die Zahlung zurückhalten. Für dich können zudem Bußgelder wegen Verstoßes gegen die Rechnungsausstellungspflicht drohen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Abschlagsrechnungen?
Ja. Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen an Unternehmen sind ganz normale Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und fallen ab den jeweiligen Stichtagen unter die E-Rechnungspflicht. Das gilt auch für Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn. Achte darauf, dass deine Software Abschläge im strukturierten Datensatz korrekt ausweist und in der Schlussrechnung abzieht.
